Фундамент автоматизации

Уровень Базовый

Базовые настройки: как создать структуру компании и роли в CRM

Построение цифрового скелета вашего бизнеса в CRM. Зачем нужны роли, как это упрощает автоматизацию задач и создание умных рабочих групп.

Почему CRM не понимает, кому ставить задачи или назначать ответственных за выполнение комплекса действий?

Вы создаете процесс, и нужно автоматически назначить задачу «согласовать договор». Но CRM видит просто список имен. 

Кто это должен делать? Руководитель отдела? Юрист? Финансовый директор? 

Без структуры и ролей вы обречены каждый раз выбирать вручную. А если человек уволился — процесс ломается.

Создаём

структуру подразделений (не просто «Отдел продаж»)

Идем в раздел "Автоматизация"

Зайдите в Сотрудники → Структура компании.

Создавайте подразделения, отражающие реальные рабочие единицы: «Отдел продаж → Группа корпоративных клиентов», «Производство → Цех сварки», «Производство → Цех сборки», «Бухгалтерия».

Важно: Это не HR-структура, а логическая карта для автоматизации. Добавляйте подразделения, которые имеют разные бизнес-функции.

Назначаем роли

цифровые должностные инструкции

Чем точнее Вы опишите роли, тем легче в дальнейшем будет настраивать процессы. Для каждого элемента/этапа производства своя роль. В дальнейшем это позволит "передавать" от одного исполнителя другому задания на выполнение необходимого действия согласно регламентам и/или производственным картам

Роль в CRM — это назначение, а не должность. Примеры:

  • Ответственный за страховки
  • Логист-закупщик
  • Мастер ОТК
  • Оператор станка 1 цеха 3
  • Утверждающий руководитель
  • бухгалтер - первичные документы
Как назначить: В Правах доступа (найти можно через "ЕЩЕ" в разделе CRM) создайте роли. Один человек = может быть несколько ролей. В итоге Вы присвоите все обязанности определенному сотруднику

Роли в CRM

Практическая польза: два кейса

Автоматическая задача

«При смене этапа сделки на "Согласование" поставить задачу сотруднику с ролью Утверждающий руководитель в подразделении "Коммерция"».
Результат: Задача всегда попадает к нужному человеку, даже если руководитель сменился.

Динамическая группа

Создать группу «Кредитный комитет», куда автоматически входят все сотрудники с ролью Руководитель направления.
Результат: Группа всегда актуальна, не требует ручного обновления.

Готовый фундамент

Теперь ваша CRM знает не только имена, но и функции людей. Это фундамент для 80% автоматизации. В других статьях я покажу как на этом фундаменте построить различные варианты автоматизации: от задач до смарт-процессов с заданной конфигурацией исполнения.

Опишите ваш процесс — я предложу архитектуру решения
Ваш самый сложный и запутанный кейс — лучший кандидат для разбора. Опишите его, и я подготовлю анализ и принципиальный план автоматизации. Так мы сразу поймем, можем ли работать вместе.

Отправить кейс на разбор (telegram)
Заряжено Битрикс24 — Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт
Пожаловаться на контент cайта в Битрикс24